Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nie jest usłane różami, jak mogłoby się wydawać. Wiele kwestii wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy, czasu oraz pokładów cierpliwości i energii, aby to wszystko mogło sprawnie funkcjonować. Bardzo ważnym aspektem są również sprawy podatkowe. Do tego – nie zawsze niektóre zagadnienia są tutaj oczywiste i wielu przypadkach konieczna jest konsultacja ze specjalistą. Sporą część rozważań przedsiębiorców zajmuje pytanie, co można, a czego nie można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Do takich oczywistych wydatków należą opłaty za czynsz i media, jeśli do prowadzenia firmy wynajmujemy biuro lub lokal. Idąc dalej – całe wyposażenie biura, czyli meble, wszelkie akcesoria, sprzęt elektroniczny (komputery, telefony, drukarki oraz niezbędne oprogramowanie i koszty usług telekomunikacyjnych) – jak najbardziej można, a wręcz trzeba wliczyć! Wynagrodzenia oraz benefity dla pracowników – również. A co na przykład z rowerem? Czy można go wrzucić w koszty działalności i ile wynosi vat na rower? O tym przekonamy się w dalszej części artykułu.
Jak rozliczyć rower w działalności gospodarczej?
Odpowiedź na pytanie, jak rozliczyć rower w działalności gospodarczej, jest bardzo prosta. Sprawa jest wręcz oczywista. Jeżeli prowadzimy określoną działalność gospodarczą, a rower będzie wykorzystywany w jej ramach, to nie ma żadnych przeciwwskazań, aby uznać go za wydatek firmowy. Oprócz tego, że kupując rower, postawimy na swoje zdrowie i codzienną dawkę wysiłku fizycznego, a w efekcie otrzymamy lepszą kondycję, to jeszcze istnieje możliwość uznania go za koszt firmy. Tak naprawdę nic nie stoi na przeszkodzie, aby firmowe wyprawy na spotkania służbowe odbywały się przy pomocy jednośladu. To nawet lepsze dla środowiska niż częste korzystanie z samochodu (chociaż te dwa pojazdy nie wykluczają się, jeśli chodzi o kwestie podatkowe). Urząd skarbowy może docierać do informacji o tym, jak wykorzystujemy rower na co dzień w pracy, jednak gdy uda nam się dobrze to wyjaśnić, część kosztów wróci do nas w postaci podatku vat oraz dochodowego. Wielu z nas się zastanawia, jaki vat na rower obowiązuje. Ważne jest jednak to, że w odróżnieniu od samochodu, od roweru możemy odliczyć sto procent vatu od poniesionego wydatku na rower lub jego części. Ponadto rower kupiony na firmę umożliwia ważną opcję – mianowicie zastosowanie amortyzacji jednorazowe.
Czym jest amortyzacja roweru?
Zanim dowiemy się, czym jest amortyzacja roweru, może warto zacząć od tego, czym jest sama amortyzacja w języku księgowości i sprawach związanych z podatkami. Amortyzacja jest sposobem rozliczania kosztów wykorzystywania środka trwałego w dłuższej perspektywie czasowej. O ile zakupem jest już moment opłacania faktury, tak kosztem, który będzie widoczny dla celów podatkowych, staje się kwota, którą będziemy dopisywać do kosztów już bez ponoszenia realnych wydatków. Zatem jeśli zdarzyło się nam kupić rower o wartości ponad dziesięciu tysięcy i planujemy używać go ponad rok, to możemy zaksięgować go jako środek trwały, który podlega amortyzacji. I tu doszliśmy do wyjaśnienia, czym jest amortyzacja roweru. W tym przypadku vat na rowery wynosi osiemnaście procent rocznie. Jednak w sytuacji, gdy nasz rower był tańszy niż te graniczne dziesięć tysięcy, wówczas trzeba wpisać je w koszty po prostu na podstawie faktury potwierdzającej zakup.
Czy zawsze można wpisać rower jako koszt uzyskania przychodu?
Skoro jest to możliwe, to zastanawiamy się, czy faktycznie zawsze możemy wpisać rower jako koszt uzyskania przychodu. To byłoby zbyt łatwe i piękne – niestety nie zawsze jest taka możliwość. Kosztem uzyskania przychodu mogą być faktycznie te elementy, które stanowią swoiste zabezpieczenie już istniejących przychodów, jak i te, których celem jest osiągniecie nowych. W większości przypadków można uznać rower jako koszt – w końcu wielu przedsiębiorców faktycznie korzysta z tego środka komunikacji, aby dojechać do miejsca pracy, urzędu pocztowego, banku albo na spotkanie z klientem. Jednak w sytuacji, gdy stosowność zakupu roweru na firmę byłaby trudna do uzasadnienia przed urzędem skarbowym – lepiej nie podejmować tego ryzyka. Samo uzasadnienie, że rower jest potrzebny do komunikacji między biurem a miejscem spotkań z klientami, już powinno być wystarczającym argumentem dla pracownika urzędu. Mimo to, jeżeli charakter danej działalności gospodarczej nie ma żadnego związku z potrzebą komunikacji i używania do jej celów roweru, będzie trudno być wiarygodnym. Co ważne, gdy już uda się uznać rower jako koszt uzyskania przychodu, można także wliczyć do kosztów zakup części oraz serwis. To ważne – zakup części, niezbędnych do prawidłowego działania roweru, ale zakres ten nie obejmuje akcesoriów i gadżetów. Kupno ochraniaczy, kasku, koszyka na zakupy, bagażnika, odzieży rowerowej czy gadżetów elektronicznych do pomiaru pokonywanych kilometrów nie może być zaliczone do kosztów. Takie zakupy uznaje się jako prywatne, niemające powiązania z wykonywaną pracą.